Работа Projecton в Whatsapp

Внимание! Чтобы отправить боту сообщение или команду в групповом чате необходимо написать ‘/’ перед текстом. Остальные сообщения бот не может читать. В личном чате в этом нет необходимости, достаточно просто написать сообщение.

Подключение Projecton к группе в Whatsapp

Чтобы организовать учет задач для определенной группы в Whatsapp вам достаточно добавить в эту группу контакт. Для этого обратитесь в службу поддержки.

После создания группы попросит произвести настройку группы:

  • Укажите префикс задач для нового чата. Напишите ‘-‘, если префикс не нужен. Префикс используется при автонумерации задач (н-р, с префиксом ‘ПР-‘ номер задачи будет ‘ПР-77’). Мы рекомендуем использовать префиксы.
  • Запрашивать номера задач при добавлении задачи (может требоваться, если задачи берутся из внешней системы) или использовать только автонумерацию?

Добавить задачу в группу
Whatsapp

Если Вы используете автонумерацию задач в группе, то чтобы добавить задачу напишите боту ‘/добавить задачу и далее содержание задачи‘. Бот ответит, что автор добавил задачу #номер с указанным содержанием. #номер — это номер задачи, который Вы можете в дальнейшем использовать для работы с этой задачей.

Если Вы напишите ‘/добавить задачу’ без указания содержания, то бот запросит содержание задачи в диалоге.

Если вы используете внешние номера для задач (н-р, у Вас есть внешний Bug tracker, где задачи нумеруются), то вы должны указать этот номер при добавлении задачи. Напишите: ‘/добавить задачу #XXXX и далее содержание задачи‘, где XXXX — внешний номер задачи. Задача с указанным номером и содержанием сохранится в чате. Если вы пропустите номер, то он будет запрошен ботом в диалоге.

Вместо ‘/добавить задачу‘ Вы можете написать ‘/добавь задачу‘, ‘/новая задача‘, ‘/задача в очередь‘ — это все синонимы одной команды.

Вы также можете в качестве источника задач использовать Google таблицу, в которой Вы планируете проект. Более подробней можно прочитать здесь.

Комментировать задачу

Вы можете использовать цитирование сообщений Whatsapp для добавления текстового комментария к задаче:

  • выберите в чате любое сообщение, которое содержит номер требуемой задачи в виде #ХХХХ, 
  • нажмите в Whatsapp рядом с сообщением ‘Ответить’,
  • напишите ‘/’ и свой текст комментария.

Бот сохранит указанный вами текст комментария и автора, а также сообщит, что автор добавил комментарий для задачи #ХХХХ.

Без цитирования Вы можете использовать команду, отправив боту сообщение в виде ‘/комментарий #ХХХХ текст комментария‘, где ХХХХ — номер задачи.

Если Вы напишите ‘/комментарий’ без указания номера задачи и его содержания, то бот запросит номер задачи и содержание комментария в диалоге.

Вместо ‘/комментарий‘ Вы можете написать ‘комментировать‘  — это синоним команды.

Добавить файл или фото к задаче

Вы можете использовать цитирование сообщений Whatsapp для добавления файла или фото к задаче:

  • выберите в чате любое сообщение, которое содержит номер требуемой задачи в виде #ХХХХ, 
  • нажмите в Whatsapp рядом с сообщением ‘Ответить’,
  • Выберите файл или сделайте фото и введите его название.

Бот сохранит указанный файл, а также сообщит, что автор добавил файл для задачи #ХХХХ.

Без цитирования Вы можете использовать команду, отправив боту сообщение в виде ‘/файл #ХХХХ‘, где ХХХХ — номер задачи. В ответ бот попросит прислать ему файл.

Если Вы напишите ‘/файл’ без указания номера задачи, то бот запросит номер задачи и файл в диалоге.

Вывести задачу в чат

Чтобы посмотреть в чате текст, ответственных, комментарии и состояние задачи используйте цитирование:

  • выберите в чате любое сообщение, которое содержит номер требуемой задачи в виде #ХХХХ, 
  • нажмите в Whatsapp рядом с сообщением ‘Ответить’,
  • напишите ‘/#‘.

Без цитирования Вы можете использовать команду, отправив боту сообщение ‘/#XXXX‘, где XXXX — номер задачи. Вместо ‘/#XXXX‘ Вы можете написать ‘/выведи задачу #XXXX‘, ‘/вывести #XXXX‘ — это все синонимы одной команды.

Если не укажите номер задачи и его не будет в цитируемом сообщении, то бот запросит его дополнительно в диалоге.

Изменить статус (состояние) задачи

Задача может иметь следующие статусы (состояния):

  • Открытая — задача, к выполнению которой еще не приступили;
  • В работе — задача над которой в настоящий момент работает исполнитель;
  • Выполнена — выполненная исполнителем задача, возможно требует приемки/подтверждения;
  • ✅ Закрыта — задача, выполнение которой подтверждено инициатором (автором, постановщиком);
  • Отменена— задача отменена и не требует выполнения.

Вы можете использовать следующие команды для изменения статусов задачи:

  • ‘/открыть #XXXX‘ — сделать задачу XXXX открытой,
  • /в работу #XXXX‘ — взять в работу задачу XXXX,
  • /выполнена #XXXX‘ — пометить задачу XXXX как выполненную,
  • /закрыть #XXXX‘ — закрыть задачу XXXX,
  • /отменить #XXXX‘ — отменить задачу XXXX.

Вы можете использовать цитирование сообщения, содержащего номер задачи в формате #XXXX, чтобы не вводить номер, а только ее новый статус.

Назначить задачу

Чтобы назначить задачу можно выполнить команду:

  • /назначить #XXXX мне‘ — для назначения задачи на автора команды,
  • /назначить #XXXX @имя‘ — для назначения задачи на указанного после @ исполнителя.

Вы можете использовать цитирование сообщения, содержащего номер задачи в формате #XXXX, чтобы не вводить номер, а только команду ‘/назначить мне‘ или ‘/назначить @имя

Установить срок для задачи

Чтобы установить срок для задачи можно выполнить команду ‘/срок #XXXX дата и время‘ — где XXXX — номер задачи. Дата и время может быть задано в разных форматах:

  • дд.мм.гггг чч:ии — дд — день месяца, мм — месяц, гггг — год, чч — часы, ии — минуты. Н-р, 13.02.2018 15:30.
  • дд.мм.гг чч:ии — дд — день месяца, мм — месяц, гг — год, чч — часы, ии — минуты. Н-р, 13.02.18 15:30.
  • дд.мм чч:ии — дд — день месяца, мм — месяц, год будет текущим, чч — часы, ии — минуты. Н-р, 13.02 15:30 — 13 февраля текущего года в 15:30.
  • чч:ии чч — часы, ии — минуты. В этом случае день будет текущим днем.  Н-р, 15:30 — в 15:30 текущего дня.

Вы можете использовать цитирование сообщения, содержащего номер задачи в формате #XXXX, чтобы не вводить номер, а только команду ‘/срок дата и время

Указание трудозатрат для задачи

Бот может записывать трудозатраты исполнителя для каждой задачи чата. Трудозатраты указываются в цифрах, единицу измерения трудозатрат вы определяете самостоятельно. Это могут быть дни или часы. Бот запишет только число.

Ввести трудозатраты можно только для задачи которая находится в работе или выполнена.

Чтобы ввести трудозатраты выполните команду ‘/затраты #XXXX YY‘ — где XXXX — номер задачи, а YY — число трудозатрат.

Вы можете использовать цитирование сообщения, содержащего номер задачи в формате #XXXX, чтобы не вводить номер, а только команду ‘/затраты YY‘, где YY — число трудозатрат

Вывести список задач в чат

В чат можно выводить список задач с определенным состоянием. Список выводится в виде сообщений с кратким содержанием задачи (обрезанным до 150 символов), указанием состояния, ответственных, только числа комментариев и файлов. У каждой карточки есть кнопка ‘Вывести #ХХХХ’, которая позволяет вывести полное состояние задачи XXXX.

Вывести часто используемые списки задач можно с помощью основного меню. Также можно использовать следующие сообщения-команды:

  • /открытые задачи‘ — выводит список открытых задач группового чата,
  • /задачи в работе‘ — выводит список задач, находящихся в работе,
  • /выполненные задачи‘ — задачи, которые находятся в состоянии выполнена,
  • /закрытые задачи‘ — закрытые задачи текущего чата,
  • /отмененные задачи‘ — задачи, которые отменены,
  • /актуальные задачи‘ — задачи, которые открыты или в работе,
  • /все задачи‘ — выводит список всех задач. Не используйте команду без четкой необходимости, т.к. может быть выведено много карточек задач.
  • /мои задачи‘ — выводит список всех актуальных задач автора команды.

Команду ‘мои задачи‘ можно использовать в личном чате с ботом. В этом случае будут выведены актуальные задачи со всех групповых каналов, где автор встречается как участник задачи.

Работа с Google таблицей

К групповому чату Whatsapp можно подключить Google таблицу в которой менеджер проекта планирует задачи и далее желает отслеживать их статус.

Projecton может отправить задачи из Google таблицы в канал для работы с ними специалистов. Обратно в Google таблицу из канала он может выгружать состояние задач, ответственных, трудозатраты, комментарии и ссылки на файлы.

Более подробно о работе с Google таблицами описано здесь



Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *