Работа Projecton в Telegram

Группа поддержки @ProjectonBot  в Telegram: https://t.me/joinchat/FaqkQQ42IJm4tvb66oSUKQ

Подключение @ProjectonBot к группе в Telegram

Добавьте @ProjectonBot в свою группу Telegram, чтобы организовать в ней учет задач.

Совет: конвертируйте вашу группу в супер группу (supergroup) и добавьте @ProjectonBot в администраторы, это позволит боту закреплять вверху чата ссылки на обсуждаемые задачи.

После подключения к группе @ProjectonBot попросит произвести настройку группы:

  • Укажите префикс для номеров задач в новом чате. Напишите ‘/-‘, если префикс не нужен. Префикс используется при автонумерации задач (н-р, с префиксом ‘ПР‘ номер задачи будет ‘ПР77’). Мы рекомендуем использовать префиксы, чтобы без проблем можно было работать с задачами в личном чате, а не только в группе.
  • Укажите «2. Запрашивать номера», если при добавлении в чат новой задачи для нее нужно указывать внешний номер (н-р, Вы копируете задачи в чат из внешнего бектрекера). Укажите «1. Автонумерация», если внешних номеров у задач нет.

Добавить задачу в группу Telegram

Чтобы добавить задачу используйте команду ‘/добавить задачу’, кнопка находится под полем ввода сообщения:

@ProjectonBot запросит содержание новой задачи. Если Вы используете внешнюю нумерацию, то @ProjectonBot также запросит номер новой задачи.

После добавления задачи Бот напишет в чат, что автор добавил задачу #номер. #номер — это номер задачи, который Вы можете в дальнейшем использовать для работы с этой задачей.

Вы также можете добавить задачу одним предложением, не используя кнопку, напишите боту сообщение:  ‘/добавить задачу и содержание задачи‘. 

Если вы используете внешние номера для задач (н-р, у Вас есть внешний Bug tracker, где задачи нумеруются), то вы должны указать этот номер в сообщении при добавлении задачи. Напишите: ‘/добавить задачу #XXXX и далее содержание задачи‘, где XXXX — внешний номер задачи. Задача с указанным номером и содержанием сохранится в чате.

Вместо ‘/добавить задачу‘ Вы можете написать ‘/добавь задачу‘, ‘/новая задача‘, ‘/задача в очередь‘ — это все синонимы одной команды.

Вы также можете в качестве источника задач использовать Google таблицу, в которой Вы планируете проект. Более подробней можно прочитать здесь.

Вывести задачу в чат

Чтобы посмотреть в чате содержание, ответственных, комментарии и состояние задачи, просто напишите ‘#номер’. Например, ‘#dev-16’ выведет сообщение с полной информацией по задаче с номером dev-16:

Последние 3 выводимые в чат задачи показываются на кнопках под строкой ввода сообщения для быстрого к ним доступа:

Внимание! С задачами, которые созданы вами или назначены вам в группах, Вы можете работать в личном чате @ProjectonBot. При изменении задачи в личном чате @ProjectonBot будет выводить в групповой чат только информацию об этом изменении, чтобы проинформировать команду.

Обсудить задачу и добавить к ней файлы

После добавления новой задачи, или выводе существующей задачи в чат с помощью команды #номер,  все сообщения участников чата, присылаемые ими фотографии и файлы будут автоматически прикрепляться к этой задаче. При этом Вы всегда можете перейти к сообщению с информацией о задаче, нажав на прикрепленную ссылку наверху чата:

Чтобы отменить обсуждение задачи в чате, используйте команду ‘#-‘ или воспользуйтесь аналогичной кнопкой под полем ввода сообщения.

Изменить статус (состояние) задачи

Задача может иметь следующие статусы (состояния):

  • Открытая — задача, к выполнению которой еще не приступили;
  • В работе — задача над которой в настоящий момент работает исполнитель;
  • Выполнена — выполненная исполнителем задача, возможно требует приемки/подтверждения;
  • ✅ Закрыта— задача, выполнение которой подтверждено инициатором (автором, постановщиком);
  • Отменена— задача отменена и не требует выполнения.

Статус задачи можно изменить при помощи кнопок, которые выводятся вместе с задачей .

После изменения статуса задачи @ProjectonBot выдаст соответствующее сообщение в чат, а также изменит сообщение с информацией о задаче.

Назначить задачу

Команда назначения задачи изменяет ее исполнителя, но не изменяет статус задачи. Команда работает только в групповом чате.

Чтобы назначить задачу используйте кнопку «Назначить». 

После нажатия на кнопку в поле ввода сообщения будет выведено:

@ProjectonBot /назначить

Добавьте в конец фразы ‘мне’, если нужно назначить задачу на Вас. Или укажите участника группового чата набрав @ и выбрав одного из предложенных участников. Отправьте сообщение и задача будет назначена.

Вы также можете выполнить команду, без нажатия кнопки «Назначить», отправив одно из сообщений:

  • /назначить мне‘ — для назначения задачи на автора команды,
  • /назначить @Контакт‘ — для назначения задачи на указанного после @ исполнителя.

Вы можете использовать цитирование сообщения, содержащего номер задачи в формате #XXXX, чтобы не вводить номер, а только команду ‘/назначить мне‘ или ‘/назначить @имя

Установить срок для задачи

Чтобы установить срок для задачи используйте кнопку «Срок». 

После нажатия на кнопку в поле ввода сообщения будет выведено:

@ProjectonBot /срок (ДД.ММ ЧАС:МИН) 

Добавьте в конец фразы дату и время и отправьте сообщение.

Дата и время может быть задано в разных форматах:

  • дд.мм.гггг чч:ми — дд — день месяца, мм — месяц, гггг — год, чч — часы, ми — минуты. Н-р, 13.02.2018 15:30.
  • дд.мм.гг чч:ми — дд — день месяца, мм — месяц, гг — год, чч — часы, ии — минуты. Н-р, 13.02.18 15:30.
  • дд.мм чч:ми — дд — день месяца, мм — месяц, год будет текущим, чч — часы, ми — минуты. Н-р, 13.02 15:30 — 13 февраля текущего года в 15:30.
  • чч:ми —  чч — часы, ми — минуты. В этом случае день будет текущим днем.  Н-р, 15:30 — в 15:30 текущего дня.

Указание трудозатрат для задачи

Бот может записывать трудозатраты исполнителя для каждой задачи чата. Трудозатраты указываются в цифрах, единицу измерения трудозатрат вы определяете самостоятельно. Это могут быть дни или часы. Бот запишет только число.

Ввести трудозатраты можно только для задачи, которая находится в работе или выполнена.

Чтобы ввести трудозатраты, выведите задачу в чат и нажмите кнопку «Затраты» или выполните команду ‘/затраты YY‘ — где YY — число трудозатрат.

Вывести список задач в чат

Используйте кнопку или команду «/список задач» для вывода в чат сообщения со списком задач. Задачи в сообщении выводятся с кратким содержанием (обрезанным до 150 символов), указанием состояния, ответственных, только числа комментариев и файлов.

Внизу сообщения копки для фильтрации списка задач и кнопки для вывода в чат задач из списка.

Внимание! Команду ‘/список задач‘ можно использовать в личном чате с ботом. В этом случае будут выведены ваши задачи из всех групповых каналов.

Работа с Google таблицей

К групповому чату Telegram можно подключить Google таблицу в которой менеджер проекта планирует задачи и далее желает отслеживать их статус.

@ProjectonBot может отправить задачи из Google таблицы в канал для работы с ними специалистов. Обратно в Google таблицу из канала он может выгружать состояние задач, ответственных, трудозатраты, комментарии и ссылки на файлы.

Более подробно о работе с Google таблицами описано здесь