Работа Projecton в Whatsapp

Группа поддержки Projecton в Whatsapp: https://chat.whatsapp.com/FHoRZ2Ccju49xzfml2VDYy 

Подключение Projecton к группе в Whatsapp

Чтобы организовать учет задач для определенной группы в Whatsapp вам достаточно добавить в эту группу Projecton. Для этого обратитесь в службу поддержки. Ссылка на группу указана в начале статьи.

После создания группы Projecton попросит Вас произвести настройку группы:

  • Укажите префикс для номеров задач в новом чате. Напишите ‘/-‘, если префикс не нужен. Префикс используется при автонумерации задач (н-р, с префиксом ‘ПР-‘ номер задачи будет ‘ПР-77’). Мы рекомендуем использовать префиксы, чтобы без проблем можно было работать с задачами в личном чате, а не только в группе.
  • Укажите «2. Запрашивать номера», если при добавлении в чат новой задачи для нее нужно указывать внешний номер (н-р, Вы копируете задачи в чат из внешнего бектрекера). Укажите «1. Автонумерация», если внешних номеров у задач нет.

Добавить задачу в группу
Whatsapp

Если Вы используете автонумерацию задач в группе, то напишите в группе ‘добавить задачу содержание задачи‘. Projecton ответит, что Вы добавили задачу с #номером. #номер Вы можете в дальнейшем использовать для работы с этой задачей.

Если Вы напишите ‘добавить задачу’ без указания содержания, то Projecton запросит содержание задачи в диалоге.

Если Вы используете внешние номера для задач (н-р, у Вас есть внешний Bug tracker, где задачи нумеруются), то вы можете указать этот номер при добавлении задачи. Напишите: ‘добавить задачу #XXXX и далее содержание задачи‘, где XXXX — внешний номер задачи. Задача с указанным номером и содержанием сохранится в чате. Если вы пропустите номер, то он будет запрошен ботом в диалоге.

Вместо ‘добавить задачу‘ Вы можете написать ‘добавь задачу‘, ‘новая задача‘, ‘задача в очередь‘ — это все синонимы одной команды.

Вы также можете в качестве источника задач использовать Google таблицу, в которой Вы планируете проект. Более подробней можно прочитать здесь.

Контекст задачи в чате

После добавления новой задачи, или выводе существующей задачи в чат с помощью команды #номер, в чате будет установлен контекст этой задачи. Это означает:

  • сообщения участников чата, присылаемые ими фотографии и файлы будут автоматически прикрепляться к этой задаче;
  • команды Projecton  (/назначить/срок/в работу и т.д.) будут автоматически применяться к этой задаче, т.е. нет необходимости указывать в команде #номер задачи

Чтобы вывести текущую контекстную задачу в чат, просто напишите ‘#’.

Чтобы отменить в чате контекст задачи, используйте команду ‘#-‘.

Вывести задачу в чат

Чтобы посмотреть в чате текст, ответственных, комментарии и состояние задачи просто напишите ‘#номер’. Например, ‘#123’ выведет информацию по задаче с номером 123. При этом в чате установится контекст этой задачи (см. подробнее «Контекст задачи в чате»).

Вы также можете использовать цитирование:

  • выберите в чате любое сообщение, которое содержит номер требуемой задачи в виде #ХХХХ, 
  • нажмите в Whatsapp рядом с сообщением ‘Ответить’,
  • напишите ‘#‘.

Вместо ‘#XXXX‘ Вы можете написать ‘/выведи задачу #XXXX‘, ‘/вывести #XXXX‘ — это все синонимы одной команды.

Внимание! Если Вы хотите поработать со своей задачей (изменить ее статус, срок и т.п.), а не обсуждать ее с участниками команды, то воспользуйтесь личным чатом с Projecton, а не групповым. Т.к. вывод задачи в групповой чат без необходимости может отвлекать ваших коллег, а также выводить в общий чат не нужную никому, кроме Вас, информацию. При изменении задачи в личном чате Projecton будет выводить в групповой чат только информацию об этом изменении, чтобы проинформировать команду.

Обсуждение задачи

После установки в чате контекста задачи, Вы можете начать ее обсуждение с командой, и все сообщения участников, а также присылаемые в чат файлы и фотографии, будут автоматически прикрепляться к этой задаче. При этом нет необходимости писать ‘/’ перед текстом сообщений.

Добавить файл или фото к задаче

Если в чате установлен контекст задачи, все отправляемые в чат файлы и фотографии будут автоматически прикрепляться к этой задаче. При этом нет необходимости писать ‘/’ перед текстом сообщений.

Изменить статус (состояние) задачи

Задача может иметь следующие статусы (состояния):

  • Открытая — задача, к выполнению которой еще не приступили;
  • В работе — задача, над которой в настоящий время работает исполнитель;
  • Выполнена — выполненная исполнителем задача, возможно требует приемки/подтверждения;
  • ✅ Закрыта — задача, выполнение которой подтверждено инициатором (автором, постановщиком);
  • Отменена— задача отменена и не требует выполнения.

Если в чате установлен контекст задачи, Вы можете использовать следующие команды для изменения статуса (состояния) контекстной задачи (в личном чате с Projecton символ ‘/’ не обязателен):

  • ‘/открыть‘ — сделать задачу открытой,
  • /в работу‘ — взять в работу задачу,
  • /выполнена‘ — пометить задачу как выполненную,
  • /закрыть‘ — закрыть задачу,
  • /отменить‘ — отменить задачу.

Независимо от установленного контекста задачи, Вы можете изменить статус конкретной задачи, указав перед командой ее номер. Например:

  • ‘#123 в работу‘ — взять в работу задачу с номером 123,
  • ‘#123 выполнена‘ — пометить задачу с номером 123 как выполненную.

Вы можете использовать цитирование сообщения, содержащего номер задачи в формате #XXXX, чтобы не вводить номер, а только команду.

Назначить задачу

Команда назначения задачи меняет ее исполнителя, но не меняет статус задачи. Команда применяется только в групповом чате.

Если в чате установлен контекст задачи, для назначения задачи Вы можете использовать команду:

  • /назначить мне‘ — для назначения задачи на автора команды,
  • /назначить @имя‘ — для назначения задачи на указанного  исполнителя.

Обязательно после ввода @ выбирайте исполнителя из предложенного Whatsapp списка участников чата, а не вводите его имя руками!

Независимо от установленного контекста задачи,  Вы можете назначить конкретную задачи, указав перед командой ее номер. Например:

  • #123 назначить мне‘ — для назначения задачи 123 на автора команды,
  • #123 назначить @имя‘ — для назначения задачи 123 на указанного исполнителя.

Вы можете использовать цитирование сообщения, содержащего номер задачи в формате #XXXX, чтобы не вводить номер, а только команду ‘/назначить мне‘ или ‘/назначить @имя

Установить срок для задачи

Если в чате установлен контекст задачи, то Вы можете установить срок для этой задачи используя команду:

  • ‘/срок дата и время

Дата и время может быть задано в разных форматах:

  • дд.мм.гггг чч:ии — дд — день месяца, мм — месяц, гггг — год, чч — часы, ии — минуты. Н-р, 13.02.2018 15:30.
  • дд.мм.гг чч:ии — дд — день месяца, мм — месяц, гг — год, чч — часы, ии — минуты. Н-р, 13.02.18 15:30.
  • дд.мм чч:ии — дд — день месяца, мм — месяц, год будет текущим, чч — часы, ии — минуты. Н-р, 13.02 15:30 — 13 февраля текущего года в 15:30.
  • чч:ии чч — часы, ии — минуты. В этом случае день будет текущим днем.  Н-р, 15:30 — в 15:30 текущего дня.

Независимо от установленного контекста задачи,  Вы можете установить срок для конкретной задачи, указав перед командой ее номер. Например, ‘#123 срок 05.12 17:30’.

Вы можете использовать цитирование сообщения, содержащего номер задачи в формате #XXXX, чтобы не вводить номер, а только команду ‘/срок дата и время

Указание трудозатрат для задачи

Projecton может записывать трудозатраты исполнителя для каждой задачи чата. Трудозатраты указываются в цифрах, единицу измерения трудозатрат вы определяете самостоятельно. Это могут быть дни или часы. Projecton запишет только число.

Ввести трудозатраты можно только для задачи, которая находится в работе или выполнена.

Если в чате установлен контекст задачи, то для установки срока для этой задачи Вы можете использовать команду:

  • /затраты YY‘ , где YY — число трудозатрат

Независимо от установленного контекста задачи,  Вы можете ввести трудозатраты для определенной задачи, указав ее номер перед командой. Например, ‘/затраты #123 17‘ — установит 17 часов трудозатрат для задачи 123.

Вы можете использовать цитирование сообщения, содержащего номер задачи в формате #XXXX, чтобы не вводить номер, а только команду ‘/затраты YY‘.

Вывести список задач в чат

В групповой чат можно выводить список задач с определенным состоянием. Список выводится в виде сообщений с кратким содержанием задачи (обрезанным до 150 символов), указанием состояния, ответственных и числа комментариев и файлов. Вы можете использовать эти списки, чтобы обсудить с участниками группы текущее состояние.

Внимание! Если Вы хотите посмотреть свои задачи, и не обсуждать их с участниками команды, то воспользуйтесь личным чатом с Projecton, а не групповым. Т.к. вывод задач в групповой чат без необходимости может отвлекать ваших коллег, а также выводить в общий чат не нужную никому, кроме Вас, информацию.

Для вывода списков задач в групповом чате, используйте следующие команды:

  • /открытые задачи‘ — выводит список открытых задач группового чата;
  • /задачи в работе‘ — выводит список задач группового чата, находящихся в работе;
  • /выполненные задачи‘ — задачи группового чата, которые выполнены;
  • /закрытые задачи‘ — закрытые задачи группового чата;
  • /отмененные задачи‘ — задачи группового чата, которые отменены;
  • /актуальные задачи‘ — задачи группового чата, которые открыты или в работе;
  • /все задачи‘ — выводит список всех задач группового чата. Не используйте команду без четкой необходимости, т.к. может быть выведено много карточек задач.
  • /мои задачи‘ — выводит список всех актуальных задач автора команды;
  • /мои открытые задачи‘ — выводит список всех открытых задач автора команды;
  • /мои задачи в работе’ — выводит список всех задач в работе автора команды;
  • /мои выполненные задачи‘ — выводит список всех выполненных задач автора команды;
  • /мои закрытые задачи‘ — выводит список всех закрытых задач автора команды;
  • /мои отмененные задачи‘ — выводит список всех отмененных задач автора команды.

Команду начинающиеся с ‘мои‘ можно использовать в личном чате с ботом. В этом случае будут выведены задачи с определенным статусом, связанные с автором, со всех групповых каналов.

Работа с Google таблицей

К групповому чату Whatsapp можно подключить Google таблицу, в которой менеджер проекта может вводить задачи и далее отслеживать их статус, комментарии и т.д.

Projecton может отправить задачи из Google таблицы в канал для дальнейшей с ними работы. Обратно в Google таблицу из канала он может выгружать состояние задач, ответственных, трудозатраты, комментарии и ссылки на файлы.

Более подробно о работе с Google таблицами описано здесь